Tietosuojailmoitus

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan mitä tietoja OK-Matkat Oy Ltd kerää asiakkaistaan, mihin näitä tietoja käytetään ja miten tietoja säilytetään. Lisäksi kerromme asiakkaan oikeuksista saada tietoja hänestä kerätyistä tiedoista.

Toimintaperiaatteemme

Tavoitteenamme on, että käytämme ja säilytämme asiakkaiden henkilötietoja vastuullisesti ja huolellisesti täyttäen EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tallennamme rekistereihimme henkilötietoja vain siltä osin kuin se on matkanpalveluiden tuottamisen ja asiakassuhteen hoitamisen kannalta välttämätöntä.

Huolehdimme, että sähköisten rekistereiden teknisestä tietoturvasta on huolehdittu asianmukaisesti. Henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen mukaisesti on laadittu ohjeet ja yrityksemme henkilökunta on koulutettu toimimaan ohjeiden mukaisesti.  

Mitä tietoja keräämme ja mihin tarkoitukseen?

Henkilötietoja kerätään, jotta voimme toteuttaa asiakkaan tilaamat matkapalvelut. Pääosa tiedoista kerätään asiakkailta matkavarausten yhteydessä. Eri maissa viranomaiskäytännöt vaihtelevat ja tämän takia kerättävät tiedot saattavat vaihdella asiakkaan matkakohteesta riippuen. Lisäksi keräämme henkilötietoja markkinointitarkoituksiin esimerkiksi, kun asiakkaamme tilaavat meiltä matkaesitteitä ja uutiskirjeitä.

Kerätyt asiakastiedot tallennetaan OK-Matkojen asiakasrekisteriin ja markkinointirekisteriin.

Rekisteriselosteista löytyvät tarkat kuvaukset asiakas- ja markkinointirekisterien sisältämistä tiedoista:

asiakasrekisteriseloste

markkinointirekisteriseloste

Järjestelmien ja palveluiden tietosuoja 

Suurin osa keräämistämme henkilötiedoista on tallennettu sähköisiin tietojärjestelmiin. Henkilötietoja sisältävien tietojärjestelmien käyttö on suojattu henkilökohtaisin tunnuksin ja salasanoin sekä tietoturvan alalla yleisesti riittävinä pidetyin muin suojakeinoin, kuten palomuurein. Ainoastaan OK-Matkojen työntekijöillä on oikeus käyttää asiakas- ja markkinarekisterin tietoja. OK-Matkat edellyttää, että yrityksemme tietojärjestelmiä ylläpitävät yritykset täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Manuaalisesti käsiteltävät ja henkilötietoja sisältävät paperimuotoiset asiakirjat tuhoamme asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.

OK-Matkojen henkilökunta on koulutettu toimimaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja he ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, jossa sitoutuvat noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta sekä muuta tietosuojalainsäädäntöä. 

Oikeutesi ja yhteystiedot

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu OK-Matkojen rekistereihin.

Sinulla on myös oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista sekä pyytää osan tai kaikkien tietojesi poistamista rekistereistämme.

Voit pyytää, että henkilötietojasi ei käytetä markkinointiviestinnän tarkoituksiin, kuten matkaesitteiden tai uutiskirjeiden lähettämiseen.

Pyynnön tietojen tarkastamisesta tai markkinointikiellosta voit tehdä koska tahansa ottamalla yhteyttä meihin.

Rekisterijäljennöksiä koskevien pyyntöjen pitää tulla meille kirjallisesti ja henkilön tulee käydä OK-Matkojen toimistolla todistamassa henkilöllisyytensä ennen tietojen luovuttamista.

Rekisteriasioita koskevat tiedustelut:

OK-Matkat Oy Ltd rekisteriasioista vastaava henkilö

Elina Forsström
Uudenmaankatu 16 A
00120 Helsinki
puh. (09) 09 2510 2050 (vaihde)
puh. (09) 2510 2084 (suora)
sähköposti: etunimi.sukunimi@okmatkat.fi

Evästeet

Käytämme okmatkat.fi sivuillamme evästeitä eli nk. cookie – toimintoa. Evästeiden avulla keräämme tietoa siitä kuinka kävijät liikkuvat ja käyttäytyvät verkkosivuillamme.

Evästeiden avulla saamme tietoa mm. miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt verkkosivuillemme, milloin ja mitä verkkosivujamme käyttäjä on selannut, mitä käyttäjä on verkkosivuillamme klikannut sekä mitä verkkoselaimia ja minkälaisia päätelaitteita käyttäjät käyttävät.

Sivustollamme käytämme mm. Google Analytics – analytiikkaohjelmistoa ja sen mainontaominaisuuksia sekä Facebookin seurantapikseliä. Evästeiden käytön tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa kävijöiden käyttökokemusta sekä analysoida ja kehittää verkkosivujamme. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja hyödynnetään myös markkinointitoimenpiteiden kohdentamisessa, optimoinnissa sekä kehittämisessä.

Käyttäjä voi koska tahansa estää evästeiden käytön oman selaimen asetuksista. Tallennetut evästeet voi myös poistaa. Sivustomme kaikki toiminnot eivät välttämättä kuitenkaan toimi mikäli evästeiden käyttö on estetty.

Yhteistyö eri intressiryhmien ja viranomaisten kanssa

OK-Matkat joutuu välittämään asiakkaiden henkilötietoja matkatuotantoon liittyville yhteistyökumppaneille kuten lento- ja laivayhtiöille, hotelleille ja viranomaisille. OK-Matkat edellyttää sekä kotimaisilta että ulkomaalaisilta kumppaneiltaan sitoutumista EU tietosuoja-asetuksen mukaisiin toimintatapoihin. 

Tietosuojaa valvova viranomainen

Tietosuojavaltuutettu on viranomainen, joka ohjaa, neuvoo ja valvoo henkilötietojen käsittelyä henkilötietolain mukaisesti. Tietosuojavaltuutettu käyttää päätösvaltaa tarkastusoikeuden toteuttamista ja tiedon korjaamista koskevissa asioissa sekä antaa ratkaisuja rekisterinpidon lainmukaisuudesta ja rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta.

Tietosuojaperiaatteiden päivittäminen

Tietosuojaperiaatteet ovat tämän hetken käytäntömme mukaiset. Päivitämme periaatteita säännöllisesti ja tiedotamme muutoksista yhteistyökumppaneillemme.

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty viimeksi 18.4.2018